Salariés : comment récupérer des éléments vous concernant détenus par votre employeur ?

par Aurélie ARNAUD - Cabinet 2A avocat
Avocat en droit du travail Paris 8

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Vous souhaitez disposer de documents ou de données vous concernant que seul votre employeur détient?

Vous souhaitez pouvoir constituer votre dossier en vue d'une éventuelle procédure devant le Conseil de Prud'hommes sur la base d'éléments et/ou documents vous concernant détenus par votre employeur ?

Votre Avocat en droit du travail vous explique comment accéder et récupérer une copie de ces éléments.

1) C'est quoi une donnée personnelle ?

Une donnée personnelle est toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable.

Une personne physique peut ainsi être identifiée :

• directement (par ses nom et prénom) ,
• indirectement (par exemple par un numéro de téléphone, un identifiant tel que le numéro de sécurité sociale, une adresse postale ou mail, mais aussi la voix ou l’image). Cela peut aussi concerner des données de connexion (si l'on peut identifier le salarié par des identifiants de connexion), des données de localisation, de badgeage ou de pointage (horaires, d'accès aux locaux...).

2) Comment accéder à vos données personnelles ?

Toute personne peut demander à un organisme la communication des données qu’il détient sur elle et en obtenir une copie, conformément à l'article 15 du Règlement Général de Protection des Données (RGPD).

Un salarié peut donc demander à son employeur l’accès et une copie des données personnelles qu'il détient.

A titre d'exemples, un salarié peut demander la copie de ses entretiens annuels d'évaluation, de ses relevés de badgeages ou pointage, de ses mails (reçus et envoyés), de ses comptes-rendus d'auditions dans le cadre d'une enquête interne par exemple, de ses bulletins de paie, de son dossier disciplinaire, de ses données de localisation, et en résumé l'ensemble de son dossier RH.

La limite au droit d'accès réside dans le fait que l'exercice du droit d’accès ne doit pas porter atteinte aux droits des tiers.

Ainsi, l’exercice de ce droit ne peut pas se faire au détriment des autres personnes dont les données sont traitées. Ainsi, en matière de droit d’accès à des données contenues dans des mails professionnels, le respect du droit à la vie privée, le secret des affaires, la confidentialité et le secret des correspondances sont régulièrement invoqués par les employeurs pour refuser de répondre favorablement à des salariés.

Il convient donc de demander à rendre anonymes les données des tiers dans la transmission de vos propres données (en supprimant les noms des tiers par exemple, en floutant leur image...)

3) Comment formuler la demande de copie de vos données personnelles ?

Conformément à l’article 15 du RGPD auquel renvoie l’article 49 de la loi du 6 janvier 1978, le salarié peut donc solliciter une copie de ses données personnelles faisant l’objet d’un traitement.

Cette demande doit être adressée par courrier recommandé avec une copie de sa carte d'identité.

La demande doit être formulée de manière précise et non générale, au risque de se voir opposer un refus au regard notamment de la quantité de documents qu'une telle demande pourrait recouvrir.

Il convient donc de préciser le type de données ou documents réclamés et/ou la période concernée par exemple et donc de circonstancier la demande.

Il convient également de demander à rendre anonymes les éventuelles données personnelles de tiers (noms, dates de naissance….) contenues dans les documents contenant les données vous concernant.

4) Le délai de réponse

L’employeur doit répondre dans les meilleurs délais à une demande de droit d’accès et dans un délai maximum d’un mois (article 12.3 RGPD).

Une prolongation de deux mois est possible, « compte tenu de la complexité et du nombre de demandes », à condition d’en informer la personne concernée dans le délai d’un mois suivant la réception de la demande (article 12.3 RGPD).

En cas de refus ou d'absence de réponse, il existe plusieurs possibilités dont les suivantes :

- Si vous saisissez le Conseil de Prud'hommes :

L’article R 1454-14 du Code du travail dispose :

« Le bureau de conciliation et d'orientation peut, en dépit de toute exception de procédure et même si le défendeur ne comparaît pas, ordonner :
1° La délivrance, le cas échéant, sous peine d'astreinte, de certificats de travail, de bulletins de paie et de toute pièce que l'employeur est tenu légalement de délivrer ;
(…) 4° Toutes mesures nécessaires à la conservation des preuves ou des objets litigieux ».

Ainsi, lors de la première audience dite de conciliation, le salarié peut solliciter du Conseil qu'il ordonne la communication des données réclamées.

Il peut en effet s'agir d’une mesure nécessaire pour la conservation des preuves relatives par exemple aux manquements de la Société qui sont au cœur du litige.

- déposer une plainte auprès de la CNIL.

Le cabinet vous assiste pour toute démarche ou procédure en droit du travail.

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